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オフィスではじめる電子化計画

今回は非常にご要望の多いオフィスの電子化計画についてです。

iPadに代表されるタブレットの普及はまさに右肩上がり、そのタブレットの魅力は手軽にデータを持ち出し、スイッチポンで書類をすぐに閲覧出来るところにあると思っています。また電子化されたデータに書き込んで社内の情報をフル活用したり、データ自体を安全にクラウドに保存したりと、今までのパソコン利用と併用すれば、どれだけの時間が節約できるか考えてみて下さい。

必要なデータを全て入れ込んだら一杯にならないかと言う事が3年ほど前まではありましたが、今では有料のファイルストレージサービスもあり最大で16TBまでは安価でご利用が可能になりました。

16TBと言うと16,000GB、16,000GBなら16,000,000MB、一冊10MBのPDFなら何と160万冊、熊本市立図書館本館の蔵書数が50万冊なので約その3倍の書籍が個人で安価に保存できるような環境になりました。

もちろん一般の会社の場合、書類や住所録いろいろなデータから必要なものを見つけるのに、事務員さんや担当の方がどれくらい時間を割いているか考えてみて下さい。

眠っていた書類を電子化することで非常に効率のよい事務所となることは想像がつくと思います。何十万円もする機材ならともかく、数万円でスタート出来る電子化を弊社はお奨めしております。もちろん時間が無いとおっしゃるときにはいつでもご相談下さい。弊社は一律1枚1円(税込)のリーズナブルな料金で書類のスキャンをご提供しております。

最近のスキャナは非常に高速で名刺から、レシート、領収証、タイムカード大抵のものを両面で読み取るように出来ています。アメリカでは読み取ったらちり箱にポイ状態です。英語だけの場合OCRをかけておけば書類の中身の文字を認識して検索結果に反映してくれます。日本語の場合誤認識はありますが無いよりはOCRをかけていた方がアクロバットで閲覧したときにアンダーラインも綺麗に引けると思います。

またこの機種にはAdobe Acrobat X Standard (Windows(R)版がついていますので、ファイルサイズを小さく出来ます。Adobe Acrobat X ProとStandardの大きな違いはPROの場合バッチ処理が出来ますので、ファイルをまとめてサイズダウンしたり一斉にOCRをかけたりするにはPROが必要ですが、一つ一つのファイルを作成するにはスタンダードで十分です。

【必要な機材】

スキャナ:FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

裁断機:プラス 断裁機 裁断幅A4 PK-513L 26-106

 

【あれば便利なサービス】

Dropbox

iPhone・iPad・Android・Windows・LINUX等に対応したクラウドサービスです。特に有料版のTeamsは履歴管理が無制限に行えますので、複数人でお仕事をされる時に非常に便利にお使い頂けます。弊社もこのDropbox を試験運用しております。

 

GoogleDrive

Googleドライブは今年の四月からスタートしたGoogleのストレージサービスです。弊社ではGoogleAppsをおすすめしておりますが、Gmailの場合各エディションにて利用規約が異なりますのでご注意下さい。弊社ではGoogleApps for Businessを使っております。ドライブに全てを入れて検索するときの楽しさはやはりGoogleだと感心します。

コンシューマ版利用規約
https://mail.google.com/mail/help/intl/ja/terms.html

Google Apps for Business 利用規約
https://www.google.co.jp/intx/ja/work/apps/business/

 

iCloud

Appleのクラウドサービスです。Apple製品を愛用されていて他のOSが無い場合これが最良の選択肢だと思います。iTunesで購入した音楽やiPhone・iPadで撮った写真、連絡先、その他諸々非常に便利に使って頂けます。弊社ではAppleDeveloper登録をしておりますので、iOS等の開発で使っております。一度使ってみればやはり手放せないサービスです。

どのサービスもよく出来ているのですが、私どもがオススメする際、お客様の実情に一番沿ったかたちのクラウドサービスをオススメするようにしております。ご質問等はお気軽にご相談下さい。

 

iPhone、iPadは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。
Microsoft Exchangeは、米国および他の国々で登録されたMicrosoft Corporation.の商標です。
Gmail、GoogleApps、GoogleApps for Businessは、米国および他の国々で登録されたGoogle inc.の商標です。
Dropboxは、米国および他の国々で登録されたDropbox, Inc.の商標です。