1. TOP
  2. Google Apps
  3. GoogleAppsをiPhoneとiPadに

GoogleAppsをiPhoneとiPadに

GoogleAppsをiPhone・iPadに設定

GoogleAppsとは何ですか? 僕が感じているGoogleAppsは….

GmailはもともとGoogleの社内向けに開発が行われたWebブラウザを使ってメールを閲覧するシステムなのですが、それを独自のドメイン、例えば***@myname.co.jpのように@マークの後ろがgmail.comで無くて、ご自身の所有しているドメインでGmailと同じシステムを使えるところが素敵なところです。@gmail.comでユーザー名を新しく作ると、なかなか考えていたアカウントは作れませんが、GoogleAppsなら好きな@の前の部分が自分でつけれます。もちろん@の左側はドメインと言われるところですが、こちらは既存の所有者がいないドメインをお作りも出来ますし、また既存のドメインをGoogleAppsで運用することも可能です。

さらにGoogleAppsには無料のスタンダードを有料のBusinessがあります。Businessの一番の違い広告が一切ありません。ここが月に500円を払っても良いと思うところです。また99.9%の稼働保証がついております。システム管理者の方や担当者の方のご苦労が軽減されます。

前書きが長くなってしまいましたが、今回はiPhone・iPadでのGoogleApps for Businessの設定です。GoogleApps Standardでも同様です。

1.iPhone・iPadへの設定

2.動作確認

1.iPhone・iPadへの設定

Step1.

「設定」-「メール/連絡先/カレンダー」から「アカウントを追加…」

この時に「Gmail」を選択してもメールの設定は完了しますが、プッシュとフェチと言って「Exchange」で設定するとプッシュ方式、「Gmail」で設定するとフェチ方式となります。

どう違うのでしょう?

「プッシュ方式」リアルタイムにメールが到着します。また連絡先、カレンダーもWebで修正するとすぐにiPhone・iPadにも反映されます

「フェチ方式」一定間隔を置いて同期されますので、メールを相手が出してから到着するまでにタイムラグが生まれます。

因みにメッセージはプッシュで送られて来ますので、それと同じようにお使いになりたい場合「プッシュ方式」が便利に思えます。これは連絡先やカレンダーにも言えることです。共同でお仕事したり、会社で一つの連絡先を共有している場合は非常に便利です。

 

【例】こんな場面を想像してみて下さい。事務所で電話を受けているBさんは、A先生の秘書で、いつも電話で先生の予定を受けてはGoogleカレンダーに書き込んでいます。Bさんはいつものように電話を受けてパソコンからA先生のカレンダーに追加しました。

この場合「フェチ方式」だとA先生のiPhoneのカレンダーが書き換わるまでタイムラグが生まれます。「プッシュ方式」だと変更したとたんにA先生のiPhoneやiPadのカレンダーに追加になります。ビジネスではとても重要なことです。

Step2.

2-1 メールアドレスを入力します。hogehoge@hoge.comの形式です。

2-2 ここは空白でOKです。

2-3 ここは2-1で入れたメールアドレスです。GmailもGoogleAppsもユーザー名=メールアドレスです。

2-4 メールのパスワードです。

2-5 ここは初期値の「Exchange」でも良いのですが、後からわかりやすいようにGoogle等に変更されることをオススメします。

終わりましたら、次へをタップして下さい。

 

 

Step3.

このような画面がでましたでしょうか?もし次に進まないようでしたら、メールアドレスのスペルミスやパスワードが間違っていますので、今一度見返してみて下さい。

この画面で入力して頂くのは一カ所、「サーバ」のところにm.google.comと入力して完了です。

この設定が完了すると連絡先を残すか、GmailやGoogleAppsの連絡先にで置き換えるかの質問が来ます。携帯から連絡先等を移行されて、Googleの連絡先に同期されていないときは「残す」を選んで下さい。まだ連絡先に数名だけしか入っていない時には迷わず「置き換える」です。

残すを選ばれた方はiTunesでiPhoneやiPadを繋いで同期するときに「情報」から連絡先を同期にチェックを入れ、さらに「Googleの連絡先を同期」にチェックを入れて一度Googleの連絡先にiPhone・iPad側の連絡先を同期させて入れておくと安心です。

 

Step4.

Step3までを終了したら、メール/連絡先/カレンダーの設定画面に来ますので、アカウントのなかにあるGoogleをタップして下さい。

左のキャプチャのようにメール/連絡先/カレンダーが「オン」になっていれば完了です。

まただんだんGmailやGoogleAppsを使っていると、メールの整理をしなくなります(笑)そして次に本当に必要なメールをGoogleが自動で優先フォルダに入れてくれるようになりますので、「プッシュするメールフォルダ」は皆さんの実情に合わせて設定下さい。僕はStarredフォルダだけが好きです。優先トレイです。でもたまにあまりにもメールが来ないと「ホントにメール来てないのかな?」と不安になり受信フォルダを見てみるのですが「ホントに不要なメールばかり」なので、Googleのフィルタのすばらしさにただ驚くばかりです。

 

 

2.動作確認

Step5. メールの確認

ご自身のパソコンからGmailまたはGoogleApps宛てにメールを出してみて下さい。プッシュ方式ですので、すぐにメールのマークに未読の数が表示されると思います。

これでメールはOKです。どこにいてもパソコンを立ち上げる3分を待たなくても、1秒でメールの確認が出来ます。

これでパソコン確認より1回で2分59秒=179秒の時間の節約が出来ました。一日8時間労働で、1時間に3回程度メールチェックすることを考えると…3×8=24 24×179÷60=71.6分の節約 時給1000円として約1,193円貯金箱に入れてみて下さい(笑)

 

Step6. カレンダーの確認

iPhone・iPadのカレンダーは、ホーム画面の一番上の段にあると思いますが、タップしてみて下さい。

もちろん初めてお使いの時は何の予定も入っておりません。ではパソコン等でGoogleのトップページからログインして、カレンダーを開いてみて下さい。そして今日の予定に何か追加してみて下さい。iPhoneやiPadを横に置いてカレンダーの画面を出して今日をタップしておいてみて下さい。

パソコンで予定を入れると摩訶不思議、iPhone・iPadのカレンダーも瞬時に変更されるのが確認出来ると思います。

さてここで再び貯金箱の登場です。さて秘書に入れてもらっていたスケジュールが、ご自身のiPhoneで入れたとたんに確認出来るのです。もちろん数秒のタイムラグはありますが、出先で、旅行先で、電車の中で、自宅でも、ゴルフ場でも、もう電話で調整しなくて済みます。調整ミスでお断りの電話を入れたり、再調整したりする精神的なストレスに加え、手帳が無くなったらと言う不安から解放です。そしてなによりチームでスケジュールを共有すればどれくらい楽しくなるかご想像出来るのでは無いかと思います。貯金箱に1000円は入れておいて下さい(笑)

 

Step7. 連絡先の確認

僕は実を言うとここの連絡先をリアルタイムで同期させたくてExchangeの設定にしたほど、連絡先の同期を気に入っています。

左は僕の連絡先ですが、これを開いておいて、Gmail・GoogleAppsにパソコン側でログインして、連絡先のご自身のところを開いてみて下さい。もちろん写真はお人形さんのマークがあると思いますが、そこを適当な写真に変えてみて下さい。しばらくすると摩訶不思議、iPhone・iPadのご自身の連絡先に写真が追加されて来ます。

2012年5月現在標準のGoogle連絡先では25000件の連絡先を保存できるようになっております。また連絡先のメモ欄は128kb×1024÷2=65536文字のテキストが保存できるようになっております。

もうおわかりですね。メモ欄にお客様の状況や必要な項目を、チームで保存して行ったときの価値が。はい。そうなんです。Googleの検索エンジンのロジックを使ってその中から必要な言葉で、必要な情報を25000件の連絡先の中から1秒で検索してくるのです。

三度目の貯金箱の登場です。もし1人の履歴情報を調べるのに1時間かかったとします。調べる方の時給が1000円Googleの連絡先に情報が入っている状態なら、一人を1秒で検索。1000円÷60分=16円/分ですから、一人調べる毎に944円貯金箱に入れておけます。

今回は、iPhone・iPadでGoogleApps for Businessを使うプラクティスでしたがいかがでしたか。次回はAndroidの設定をと思っております。私事で恐縮ですが、Androidが嫌いな訳ではありません。iPhoneとiPadが使いやすいだけです(笑)

 

iPhone、iPadは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。
Microsoft Exchangeは、米国および他の国々で登録されたMicrosoft Corporation.の商標です。
Gmail、GoogleApps、GoogleApps for Businessは、米国および他の国々で登録されたGoogle inc.の商標です。

※私たちの紹介する使い方によっていからる損害が発生しようと一切責任を負いません。